03.05.2010

Анализ бизнес-процессов

business-process1.jpg
Моделирование бизнес-процессов — это способ, позволяющий увидеть существующую ситуацию, выполнить анализ и на его основе построить новую схему процессов.
Проект по моделированию бизнес-процессов необходим в следующих случаях:

  • Вы планируете внедрение информационной системы (ERP, CRM, HRM, системы документооборота) и хотите подготовить тендерную проектную документацию для получения ценовых предложений от поставщиков;
  • Вы хотите провести организационные преобразования, изменить организационную структуру, систему мотивации, внедрить новые программные решения, и хотите получить целостную картину работы компании для принятия решения;
  • Вы хотите оптимизировать работу компании, улучшить характеристики управленческих, офисных, логистических, производственных процессов и хотите получить рекомендации по улучшению процессов;
  • Вы хотите реализовать подход TQM (Тотальное управление качеством, Total Quality Management) и хотите получить модель процессов, которая станет основой для непрерывных улучшений

В зависимости от целей, которые ставит менеджмент компании, начиная проект по моделированию процессов, следует использовать те или иные инструменты моделирования. Цели проекта определяют уровень детализации, на котором будут описаны процессы. В зависимости от целей проекта выполняется описание процессов AS-IS (Как есть) и TO-BE (Как должно быть). Выбор конкретных инструментов (MS Visio, ARIS, CA Process Modeler) и нотаций описания процессов (IDEF0, IDEF3, DFD, eEPC, UML) зависит от опыта проектной команды компании заказчика, рекомендаций поставщика информационной системы (для проектов внедрения ИС), уровня развития процессного управления в организации. Иногда для перехода к процессному подходу в начале проекта можно использовать технику наглядного моделирования brown paper, когда собранные в компании первичные документы физически накладываются на рулон бумаги в порядке, отражающем бизнес-процесс, в ходе которого создаются и модифицируются эти документы.

Как правило, оптимизация процессов связана с изменениями в информационных системах, системе мотивации и обучения персонала, в организационной структуре, системе отчетности. Разработка рекомендаций должна делаться на основе всестороннего рассмотрения деятельности компании. Изолированное рассмотрение бизнес-процессов в отрыве от информационных систем и ИТ-архитектуры, без учета финансовых показателей работы компании, а также системы мотивации, стиля управления и корпоративной культуры не позволяет оценить эффект от их оптимизации.

Проект по описанию процессов затрагивает работу всех организационных подразделений, в ходе проекта раскрывается содержание работы и уровень фактической загрузки сотрудников. Как правило, если в компании не было опыта подобных проектов, то бизнес-аналитик сталкивается с типичными проблемами:

  • высокий уровень загрузки сотрудников затрудняет сбор данных, организацию интервью;
  • отсутствие повторяемости в процессах, их очевидная неэффективность вызывает желание у руководителей подразделений скрыть детали процессов;
  • отсутствие навыков по описанию процессов и знаний по процессному правлению затрудняет обсуждение моделей процессов.

Особенно остро проявляются эти проблемы, если организация выполняет проект силами внутренних специалистов. Практика показывает, что сотрудники компании менее охотно раскрывают информацию о процессах своим коллегам, и более откровенны с внешними консультантами. Кроме того, внешний консультант может предложить программу обучения в по моделированию бизнес-процессов и процессному управлению. Кроме того, внешний консультант может использовать не только опыт и конкретные решения, реализованные в аналогичных проектах, но и лучшие практики, содержащиеся в отраслевых референтных моделях (eTOM, CobiT).

Основные этапы в проектах совершенствования операционного управления:

  • Оценка существующей практики процессного управления
  • Обучение основам процессного управления и методологии моделирования
  • Выбор нотаций и инструментов моделирования бизнес-процессов
  • Моделирование бизнес-процессов AS-IS (как есть)
  • Разработка моделей для неформализованных процессов
  • Анализ процессов и определение возможностей повышения их эффективности
  • Разработка программы изменений, Создание команды изменений
  • Оценка результатов оптимизации бизнес-процессов
  • Моделирование процессов T0-BE (как должно быть)
  • Последовательное внедрение рекомендованных изменений в практику работы компании.

Результаты, которые получает заказчик от проекта:

  • Документ «Описание бизнес-процессов»
  • Документ «Рекомендации по оптимизации бизнес процессов»
  • Документ «Стандарт описания бизнес-процесса в организации»
  • Документ «Описание процессного управления в организации»
  • Обучение сотрудников компании навыкам моделирования бизнес-процессов, их анализа и оптимизации
  • Постановка процессного управления в организации