Моделирование бизнес-процессов позволяет увидеть существующую ситуацию, выполнить анализ и на его основе построить новую схему процессов. Проект по моделированию бизнес-процессов необходим в следующих случаях:
- Вы планируете внедрение информационной системы (ERP, CRM, HRM, системы документооборота) и хотите подготовить тендерную проектную документацию для получения ценовых предложений от поставщиков;
- Вы хотите провести организационные преобразования, изменить организационную структуру, систему мотивации, внедрить новые программные решения, и хотите получить целостную картину работы компании для принятия решения;
- Вы хотите оптимизировать работу компании, улучшить характеристики управленческих, офисных, логистических, производственных процессов и хотите получить рекомендации по улучшению процессов;
- Вы хотите реализовать подход TQM (Тотальное управление качеством, Total Quality Management) и хотите получить модель процессов, которая станет основой для непрерывных улучшений.
В зависимости от целей, которые ставит менеджмент компании, следует выбирать инструменты и нотации моделирования. Цели проекта определяют уровень детализации, на котором будут описаны процессы. В зависимости от целей проекта выполняется описание процессов AS-IS (Как есть) и TO-BE (Как должно быть). Выбор конкретных инструментов (MS Visio, ARIS, CA Process Modeler) и нотаций описания процессов (IDEF0, IDEF3, DFD, eEPC, UML, BPMN) зависит от опыта проектной команды компании заказчика, рекомендаций поставщика информационной системы (для проектов внедрения ИС), уровня развития процессного управления в организации, и, в первую очередь, от целей проекта. Иногда для перехода к процессному подходу в начале проекта можно использовать технику наглядного моделирования brown paper, когда собранные в компании первичные документы физически накладываются на рулон бумаги в порядке, отражающем бизнес-процесс, в ходе которого создаются и модифицируются эти документы.
Как правило, проект по оптимизации, улучшению процессов связан с изменениями в информационных системах, системе мотивации и обучения персонала, в организационной структуре, системе отчетности. Разработка рекомендаций должна делаться на основе всестороннего рассмотрения деятельности компании. Изолированное рассмотрение бизнес-процессов в отрыве от информационных систем и ИТ-архитектуры, без учета финансовых показателей работы компании, а также системы мотивации, стиля управления и корпоративной культуры не позволяет оценить эффект от их оптимизации. Проект по описанию процессов затрагивает работу всех организационных подразделений, в ходе проекта раскрывается содержание работы и уровень фактической загрузки сотрудников.
Как правило, если раньше в компании не было опыта проектов организационных изменений, бизнес-аналитик сталкивается с типичными проблемами:
- высокий уровень загрузки сотрудников затрудняет сбор данных, организацию интервью;
- отсутствие повторяемости в процессах, их очевидная неэффективность вызывает желание у руководителей подразделений скрыть детали процессов;
- отсутствие навыков по описанию процессов и знаний по процессному правлению затрудняет обсуждение моделей процессов.
Особенно остро проявляются эти проблемы, если организация выполняет проект силами внутренних специалистов. Практика показывает, что сотрудники компании менее охотно раскрывают информацию о процессах своим коллегам, и более откровенны с внешними консультантами. Кроме того, внешний консультант может предложить программу обучения в по моделированию бизнес-процессов и процессному управлению. Независимый консультант может использовать не только опыт и конкретные решения, реализованные в аналогичных проектах, но и лучшие практики, содержащиеся в отраслевых референтных моделях (eTOM, CobiT).
Основные этапы в проектах совершенствования операционного управления:
- Оценка существующей практики процессного управления
- Обучение основам процессного управления и методологии моделирования
- Выбор нотаций и инструментов моделирования бизнес-процессов
- Моделирование бизнес-процессов AS-IS (как есть)
- Разработка моделей для неформализованных процессов
- Анализ процессов и определение возможностей повышения их эффективности
- Разработка программы изменений, Создание команды изменений
- Оценка результатов оптимизации бизнес-процессов
- Моделирование процессов T0-BE (как должно быть)
- Последовательное внедрение рекомендованных изменений в практику работы компании.
Результаты, которые получает заказчик от проекта:
- Документ «Описание бизнес-процессов»
- Документ «Рекомендации по оптимизации бизнес процессов»
- Документ «Стандарт описания бизнес-процесса в организации»
- Документ «Описание процессного управления в организации»
- Обучение сотрудников компании навыкам моделирования бизнес-процессов, их анализа и оптимизации
- Постановка процессного управления в организации
Моделирование бизнес-процессов в ARIS: референтные модели процессов ИТ-компании